Coordinating การประสานงาน

Coordinating การประสานงาน

 

1. สิ่งสำคัญเบื้องต้นของการประสานงานมีอะไรบ้าง

1.การจัดวางหน่วยงานที่ง่ายและเหมาะสม

          ในการจัดการศูนย์ทรัพยากรการเรียนรู้การจัดวางหน่วยงานควรคำนึงถึง

                1.การแบ่งแผนกซึ่งช่วยในการประสานงาน กล่าวคือ การจัดแผนกต่าง ๆ บางแผนกมีความจาเป็นต้องประสานกันควรอยู่ใกล้ชิดกันเนื่องจากการติดต่ออย่างไม่เป็นทางการระหว่างผู้ที่ทางานอันเกี่ยวเนื่องอย่างใกล้ชิดกันมากขึ้น

                2 .การแบ่งตามหน้าที่ 

                 3.การจัดวางรูปงานและระเบียบการที่ชัดแจ้งแก่ทุก ๆ คนที่เกี่ยวข้อง

 

2.การมีโครงการและนโยบายอันสอดคล้องกัน

 3.การมีวิธีติดต่องานภายในองค์การที่ทำไว้ดี

          เครื่องมือที่ช่วยในการติดต่อส่งข่าวคราวละเอียด ได้แก่                          

                  1.แบบฟอร์มในการปฏิบัติงาน (Working Papers)                                   

                  2.รายงานเป็นหนังสือ (Written report)                                                        

                  3.เครื่องมือวิทยาศาสตร์ในการติดต่องาน เช่น ระบบการติดต่อภายใน โรงพิมพ์ เป็นต้น

                  4.มีเหตุที่ช่วยให้มีการประสานงานโดยสมัครใจ การประสานงานส่วนมากมักจะเกิดขึ้นจากการร่วมมือโดยสมัครใจของบุคลากรในศูนย์ทรัพยากรการเรียนรู้

                   5.การประสานงานโดยวิธีควบคุม  หัวหน้างานมีหน้าที่จะต้องคอยเฝ้าดูการดาเนินปฏิบัติงานต่าง ๆ พื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างสอดคล้องและจะต้องใช้วิธีประเมินผลการปฏิบัติงานทุกระยะจะได้ทราบข้อบกพร่องหาทางแก้ไขให้การปฏิบัติงานถูกต้องยิ่งขึ้น

 

2. เทคนิคการประสานงาน (Techniques Coordination) มีอะไรบ้าง

 

1.จัดให้มีระบบการติดต่อสื่อสารทั้งภายในหน่วยงานและภายนอกหน่วยงานอย่างมีประสิทธิภาพ  

2.การกำหนดอำนาจหน้าที่และตำแหน่งงานอย่างชัดเจน

 3.การสั่งการและการมอบหมายอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบ

 4.การใช้คณะกรรมการหรือเจ้าหน้าที่ที่ทาหน้าที่ประสานงานโดยเฉพาะการประสานงานภายในองค์การ

 5.การจัดให้มีการประสานงานระหว่างพนักงานในองค์การ

 6.การจัดให้มีการฝึกอบรมและพัฒนาผู้ใต้บังคับบัญชา

 7.การติดตามผล

 

3. จงอธิบายอุปสรรคของการประสานงาน มาพอเข้าใจ

 

1.การขาดความเข้าใจอันดีต่อกันระหว่างผู้ปฏิบัติงานด้วยกันจะกลายเป็นสาเหตุทาให้การติดต่อประสานงานที่ควรดาเนินไปด้วยดี ไม่สามารถกระทำได้

 2.การขาดผู้บังคับบัญชาหรือผู้บริหารที่มีความสามารถ

 3.การปฏิบัติงานไม่มีแผน ซึ่งเป็นการยากที่จะให้บุคคลอื่น ๆ ทราบวัตถุประสงค์และวิธีการในการทำงาน

 4.การก้าวก่ายหน้าที่การงาน

 5.การขาดการติดต่อสื่อสารที่ดีย่อมทำให้การทางานเป็นระบบที่ดีของความร่วมมือขาดความเข้าใจซึ่งกันและกัน

 6.การขาดการนิเทศงานที่ดี

 7.ความแตกต่างกันในสภาพและสิ่งแวดล้อม

 8.การดำเนินนโยบายต่างกันเป็นอุปสรรคต่อการประสานงาน

 9.ประสิทธิภาพของหน่วยงานต่างกันจะเป็นการยากที่จะก่อให้เกิดมีความร่วมมือและประสานงานกันเพราะแสดงว่ามีฝีมือคนละชั้น

 10.การทำหน้าที่ความรับผิดชอบและอำนาจไม่ชัดแจ้งทำให้ผู้ปฏิบัติงานเกิดความกังวลใจและอาจไปก้าวก่ายงานของบุคคลอื่นก็ได้

 11.ระยะทางติดต่อห่างไกลกัน

 12.เทคนิคและวิธีการปฏิบัติงานในแต่ละหน่วยงานแตกต่างกันเนื่องมาจากการกุมอำนาจหรือการกระจายอำนาจมากเกินไป

 

 

 

 

4. คำถามเพิ่มเติม: นิสิตยกตัวอย่างการประสานอย่างเป็นทางการ และไม่เป็นทางการ มาคนละ 2 วิธีการในการประสานงาน

 

ประสานงานอย่างเป็นทางการ หมายถึงมีแบบพิธีที่ต้องปฏิบัติ

 ตัวอย่าง

 1.     มีหนังสือติดต่อหรือต้องแจ้งให้คณะกรรมการเฉพาะกิจรับรู้

 2.      ทำหนังสือขอประสานงานเป็นลายลักษณ์อักษรหรือการเสนอรายงานเป็นลำดับขั้น

 

 

 ประสานงานอย่างไม่เป็นทางการ หมายถึง การประสานงานอย่างไม่มีพิธีรีตอง

 เพียงแต่ทำความตกลงให้ทราบถึงการที่จะปฏิบัติให้เป็นไปในจังหวะเวลาเดียวกันด้วย

 จุดประสงค์เดียวกัน การดำเนินการจะอาศัยความใกล้ชิดสนิทสนมเป็นส่วนตัวระหว่างบุคคล

 ตัวอย่าง

1.    ประสานการใช้ การโทรศัพท์ การส่งข้อความทาง E-mail

 2.    การคุยกันทาง Facebook และทาง Skype ในการสั่งงาน หรือพูดคุยกัน